El salón te pide el número el lunes. Vos tenés un grupo de WhatsApp con noventa personas, cuarenta mensajes de "ahí estamos!!" repartidos en tres meses, y la certeza de que falta gente. Esta es la parte de organizar un evento que nadie cuenta antes.
El problema no es que la gente sea desconsiderada. Es que le pediste la confirmación de una manera que hace muy difícil contestar bien.
Por qué el grupo no sirve
Un mensaje en un grupo no es una respuesta tuya. Es un mensaje al aire. Quien lo lee no siente que le estén preguntando a él, y quien lo escribe no sabe si vos lo leíste. Muchos leen "confirmen antes del 30" y piensan "sí, después confirmo", y ese después no llega.
No se puede contar. "Vamos!" ¿son uno o son dos? "Contá conmigo" ¿incluye a la pareja? Terminás preguntando de nuevo, uno por uno, que es exactamente lo que querías evitar.
Se pierde. El mensaje de la semana pasada quedó veinte mensajes arriba. Cuando quieras revisar quién dijo qué, vas a scrollear tres meses de audios.
Y no se puede reclamar. Para pedirle a los que faltan tenés que saber quiénes son, y para saberlo tenés que haber llevado la lista a mano desde el principio.
Lo que hace que la gente conteste la primera vez
Preguntale a cada uno por separado. Un mensaje que empieza con el nombre de la persona se contesta. El mismo mensaje en un grupo, no. Es la diferencia más grande de todas y no cuesta nada.
Que la respuesta sea un toque, no un mensaje. Si para confirmar hay que escribir algo, pensar cómo redactarlo y acordarse de mandarlo, ya perdiste a la mitad. Dos botones —voy / no voy— se contestan en el momento en que se lee.
Decile cuántos lugares tiene. "Te esperamos a vos y a Martín" evita la pregunta de si puede llevar a alguien, que es la que hace que la gente postergue la respuesta para preguntarte primero.
Poné fecha límite y decí para qué es. "Confirmá antes del 30 de septiembre" a secas suena a capricho. "Confirmá antes del 30 porque el 1 le pasamos los números al salón" se respeta, porque se entiende.
Cuándo pedirla
Muy temprano no sirve. Si mandás la invitación con seis meses de anticipación, la gente confirma y después la vida cambia. Vas a tener que revisar todo igual.
Muy tarde tampoco. Necesitás tiempo para el segundo pedido, que siempre hace falta.
Un buen punto para un casamiento son entre seis y ocho semanas antes, con la fecha límite a tres o cuatro semanas. Eso te deja dos semanas para reclamar y una para cerrar el número.
El segundo pedido
Siempre va a faltar entre un 20 y un 30% cuando llegue la fecha límite. No es mala fe: se les pasó.
Ese recordatorio tiene que ir solo a los que faltan y tiene que ser corto: dos líneas, el link, y la fecha. Mandarlo al grupo entero hace que los que ya contestaron se sientan ignorados y que los que faltan lo sigan ignorando.
Para esto necesitás saber quiénes son los que faltan sin ponerte a comparar listas, que es justo lo que un grupo de WhatsApp no te da.
Los que nunca contestan
Va a quedar un grupito. A esos, llamalos. No les escribas: llamalos. Son cinco o seis personas y son tres minutos cada una.
Y si aún así no hay respuesta, tomá una decisión y anotala: los ponés como que vienen o como que no, pero que el número que le pasás al salón no tenga casilleros vacíos.
Cómo lo resuelve una invitación digital
Cada invitado recibe su propio link, con su nombre arriba. Abre, ve la invitación, y abajo tiene dos botones. Confirma en el momento en que la está leyendo, que es cuando está pensando en tu evento.
Del otro lado vos ves la lista: quién confirmó, quién dijo que no, quién no respondió todavía. Los lugares los definís vos por invitación, así que nadie confirma por tres cuando le diste dos.
Podés ver cómo se ve del lado del invitado en ejemplos, y cómo funciona en un casamiento en particular en invitaciones digitales de casamiento.